メール誤送信について確認【利用状況を確かめておこう】

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稟議のシステム化

業務の内容を決定していくプロセスとして、稟議という仕組みを導入している企業が多いのですが、これをIT化する動きも増えています。これはワークフローシステムというものを導入することで、実現することができ、コンプライアンス遵守やコストカットなどの目的を合わせて達成できるのです。

ニュース一覧

会議

先端技術を使った採用方法

面接システムは企業の負担を軽減するだけでなく、優秀な人材を採用しやすくできる方法でもあります。遠方に居住していたり、夜しか時間が取れないような人とでも簡単に面接を行うことができることから、採用活動に大きな力となることでしょう。

Eメール

ソフト利用と自助努力

メール誤送信により会社が受ける不利益は計り知れないので、メール誤送信防止機能の付いたソフトを利用することで、ある程度は防げます。ただし、確実性を増すためには、自分で返信機能を利用しないことや宛先登録していない人には送信しないことに注意する必要があります。

パソコン

業務推進力を高める

ワークフローシステムを導入することで、社内業務が大きくスリム化でき、決済もスピーディーに行うことが可能となりました。このシステムを利用すれば、紙の文書は不要となるばかりでなく、文書や記録のトレサビリティも容易となります。ワークフローシステムは、確実に業務推進力を高めています。

テレビ電話

オンライン化の流れ

面接のシステムは大きく変わりつつあり、近年はオンライン化の流れが出てきています。オンラインで行うメリットは、コストと手間を大きく削減できること、有用な人材を採用しやすくなることなどです。デメリットもありますがメリットが大きいので採用する企業が増えつつあります。

信用問題に発展しかねない

メール

心証の悪化につながる

メールはビジネスの世界ではスタンダードなツールと言ってもよいでしょう。コミュニケーションツールの域は超え、必須のツールになりました。メッセージの発信から、添付ファイルとしてデータも配信できます。相手は一人ではなく複数人でも可能です。使用している人も多いと思いますが、そんな使い慣れたツールだからこそ気を付けたいのがメール誤送信です。メール本文や添付ファイルの内容次第では、信用問題や情報漏洩と言ったことにもつながります。社内外問わず、心証を悪くするものです。社内においてメール誤送信をした場合、情報漏洩にあたる事象は少ないと思いますが、見るべき立場ではない人が、メールの文章を読んだり添付ファイルを見た場合、心証が悪くなります。データの内容次第では、メール誤送信によって処分を受けると言ったことも、決して大げさではないでしょう。社外では、本来送るべき取引先とは違う先にメール誤送信をした場合、メールを受け取った方の心証は悪くなります。自分も同じことをされるのではないかと思われても仕方がありません。メール本文もそうですが、添付ファイルに見積書、提案書、請求書などだった場合は、明らかな情報漏洩となります。他社との取り決めをバラしてしまったということなので。メールと受け取った側や本来受け取るはずの相手の考え方にもよるところですが、一個人としての問題ではなく、会社そのものの信用問題にも発展しかねません。最近では、このメール誤送信を予防するために、チャットツールを活用している企業が増えています。メールとチャットツールを使い分けることによって、業務の効率化を図ることも出来るでしょう。

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